Jocelyne Vandecauter, kredietmanager Adecco
Enerzijds hebben we een strikte procedure, anderzijds werken we nauw samen met sales om hen toe te laten omzet te maken
Adecco ging van start met een nieuwe groepspolis excess of loss. Kredietmanager Jocelyne Vandecauter werkt er al mee in de Belgische vestiging sinds 2009
Kredietafdeling werkt nauw samen met sales
“Het hoofdkwartier van Adecco in Zürich heeft beslist om in een aantal grote Europese landen te werken met één overkoepelende, nieuwe excess of loss-verzekering van Allianz Trade (het vroegere Euler Hermes). Op die manier kan de groep betere voorwaarden afsluiten”, zegt Jocelyne Vandecauter.
Een excess of loss-verzekering heeft gewoonlijk een hoge franchise, zodat ze alleen in werking treedt wanneer een grote klant een aanzienlijk uitstaand bedrag niet kan betalen. Dat zijn de faillissementen die het voortbestaan van de leverancier in gevaar brengen. De verzekering verschilt ook van de klassieke kredietverzekering omdat de verzekeraar niet telkens goedkeuring geeft voor een nieuwe klant en ook niet de kredietlimiet bepaalt. Bij het afsluiten van het contract voert de maatschappij een pre-screening uit van de grootste klanten. Hiervoor geeft de verzekering al dan niet een kredietlimiet. De verzekeringsmaatschappij controleert vooral de procedures die het bedrijf hanteert inzake kredietmanagement. “Als er een schadegeval is, controleert de verzekeraar of we ons gehouden hebben aan die procedures. Dat is de belangrijkste voorwaarde voor uitbetaling. In al die tijd dat we er in België mee werken, heeft de verzekering nog nooit moeten betalen”, zegt Jocelyne Vandecauter.
Niet alleen kende Adecco België geen grote schadegevallen, het legde in de Noord-Europese zone van de groep de beste resultaten voor op het vlak van days of sales outstanding (DSO). Dat is een algemeen aanvaarde ratio om de kwaliteit van het beheer van de uitstaande factuur te beoordelen.
Een strikt beheer van het klantenkrediet legt de basis voor die resultaten. “De voorbije jaren is er een grote impact geweest van covid en de late uitlopers daarvan. Daardoor is onze omzet fors teruggelopen. Makro was bijvoorbeeld een klant, maar bij dat faillissement hebben wij geen schade geleden. In zo’n gevallen grijpen we tijdig in. Gewoonlijk kunnen we al heel wat problemen vermijden door bijvoorbeeld aanpassingen aan de betaaltermijn voor te stellen of voorafbetalingen te eisen. In één geval wilden we alleen maar uitzendkrachten blijven sturen naar een Belgisch dochterbedrijf wanneer het Duitse hoofdkantoor zich borg zou stellen. Op die manier konden we een grote uitstaande schuld recupereren toen dat filiaal inderdaad failliet ging”, zegt Jocelyne Vandecauter.
Het kredietteam van Adecco België volgt de financiële gezondheid van de klanten constant op. Dat gebeurt enerzijds aan de hand van de gegevens die een externe partij als GraydonCreditsafe bezorgt. Die data combineert het team met eigen informatie over het betalingsgedrag van klanten en de inschatting van hun commercieel en strategisch belang. Op die manier geven de medewerkers van het kredietteam een kredietscore en een limiet voor elke klant. “Bij het betalingsgedrag kijken we in de eerste plaats naar de gebroken beloftes. Bedrijven die zeggen dat ze tegen een bepaalde datum betalen en het dan niet doen, verliezen ons vertrouwen. Zeker bij herhaalde woordbreuk hebben we geen medelijden en starten we de inningsprocedure”, zegt Jocelyne Vandecauter.
De inningsprocedure bij Adecco is een strakke opeenvolging van rappels per mail, een eerste telefoon na 17 dagen en een aangetekende brief 25 dagen nadat de betaaltermijn is verstreken. Als er na 35 dagen geen betwisting komt, gaat het dossier naar het advocatenkantoor. “Dat is een semiautomatisch proces waarbij het cash collection-systeem alle stappen voorstelt. De kredietmedewerker kan in sommige gevallen wel afwijken van die voorstellen. Uiteindelijk beslis ik als hoofd van de kredietafdeling over mogelijk uitstel, de eis voor schadevergoeding en de verwijlintresten. Die beslissing neem ik weerom in functie van de commerciële en strategische argumenten.”
De reacties van de kredietmanager zijn vaak doorspekt met verkoopargumenten. “De samenwerking met de commerciële afdeling is essentieel. We hebben een goed werkende afspraak: commerciële medewerkers contacteren ons vooraleer ze belangrijke stappen zetten, vanaf het begin. Nog voor de prospectie kunnen ze zelf al de kredietwaardigheid van een potentiële klant controleren of dat bij ons checken. Is die niet goed, dan wordt dat bedrijf geen klant. Die reflex is intussen helemaal ingebakken in de werking van het bedrijf. Enerzijds hebben we dus een strikte procedure, anderzijds werken we nauw samen met sales om hen toe te laten omzet te maken. We zeggen weinig ‘neen’, wel vaak: ‘ja, maar’. Klanten bij wie we risico’s op niet-betaling zien, trachten we te helpen door extra voorwaarden te koppelen aan hun bestelling: voorafbetaling, domiciliëring, eventueel afbetalingsplannen. Tijdens de covidperiode kwam een grote retailklant in de problemen. We hebben het bedrijf bijgestaan met een afbetalingsplan zonder intresten. Op die manier heeft het de moeilijkheden kunnen overwinnen. Achteraf heeft die klant meer uitzendkrachten bij ons genomen. Dat is het soort afwegingen dat we dan maken.”
De kredietafdeling van Adecco België is in de loop van de jaren steeds kleiner geworden. Nu werken er nog vier medewerkers terwijl het er vroeger tien waren. “Het zijn zeer ervaren professionals die perfect samenwerken. Wij behandelen nog steeds eenzelfde volume: gemiddeld 3.500 actieve klanten. Dat is alleen mogelijk met een verregaande automatisering. De inningsprocedure is geïntegreerd in het Oracle People Soft ERP-pakket dat we ook gebruiken voor de financiële afdeling. Elke dag nemen we ook de bankverrichtingen op zodat we over de meest recente informatie beschikken. We hebben een beeld van elke factuur. Er zit een module in om een afbetalingsplan te berekenen. Dat geheel werkt heel goed.”
De kredietanalyse op basis van de Graydon-rapporten en de eigen data, komt dan weer terecht in het CRM-pakket dat alle verkopers hanteren. “Ze zijn altijd op de hoogte van onze score. Daarnaast kunnen ze de rapporten zelf inkijken. De dag nadat ze de aanvraag hebben ingediend, is de kredietlimiet zichtbaar in het frontofficesysteem. Belangrijk is dat we die scores ook inbakken in de workflow van de medewerkers. Het komt erop neer dat ze voor een klant met een slechtere score meer acties moeten ondernemen, om zo het risico te verkleinen.”
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de finance wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
